REGULAMIN I OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI NAUKOWEJ DLA STUDENTÓW I MŁODYCH LEKARZY W RAMACH ŚWIATOWEGO TYGODNIA MÓZGU
“NEURO-LOGICZNI”
Lublin, 12-13 marca 2022 rok
- 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
- I Ogólnopolska Konferencja Naukowa Dla Studentów, Młodych Lekarzy i Doktorantów w ramach Światowego Tygodnia Mózgu “NEURO- LOGICZNI” (zwana w dalszej części regulaminu “Konferencją”) odbędzie się w dniach 12-13 marca 2022 roku.
- Głównym organizatorem Konferencji są Studenckie Koła Naukowe przy Klinice Neurologii Dziecięcej III Katedry Pediatrii, Katedrze i Klinice Neurologii, Klinice Neurochirurgii i Neurochirurgii Dziecięcej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie (zwane w dalszej części regulaminu “Komitetem Organizacyjnym”).
- Współorganizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe przy I Klinice Psychiatrii, Psychoterapii i Wczesnej Interwencji Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Studenckie Koło Naukowe przy Zakładzie Chemioterapii i Onkologii Klinicznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
- Konferencja jest skierowana do studentów kierunków medycznych, lekarzy stażystów, lekarzy rezydentów oraz doktorantów, zainteresowanych tematami dotyczącymi układu nerwowego.
- Konferencja odbędzie się w formie hybrydowej w budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, ul. Chodźki 4 oraz przy użyciu platformy Zoom™.
- Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
- Celem Konferencji jest poszerzenie wiedzy i zainteresowań uczestników poprzez wymianę doświadczeń oraz prezentację wyników badań i osiągnięć naukowych w dziedzinach neurologii dorosłych i dzieci, neurochirurgii i psychiatrii.
- Konferencja składa się z czterech głównych komponentów: wykładów, sesji naukowych, warsztatów i webinarów.
- Za część merytoryczną Konferencji odpowiada Komitet Naukowy składający się z pracowników badawczych i badawczo-dydaktycznych Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz ekspertów spoza Uczelni.
- Każdemu uczestnikowi Konferencji przysługuje prawo do udziału w warsztatach. W przypadku przekroczenia limitu miejsc, pierwszeństwo przysługuje uczestnikom czynnym.
- Warsztaty organizowane będą przez pracowników i studentów Uniwersytetu Medycznego w Lublinie. Regulamin i harmonogram warsztatów zostanie udostępniony w osobnym dokumencie.
- Udział w Konferencji jest bezpłatny.
- Oficjalny adres e-mail Konferencji: neurologiczni@gmail.com.
- Oficjalny fanpage Konferencji na Facebooku: https://www.facebook.com/Neuro-Logiczni-I-Og%C3%B3lnopolska-Konferencja-Neurologiczno-Psychiatryczna-102871715609175
- Oficjalny fanpage Konferencji na Instagramie: @konferencja_neuro_logiczni
- Oficjalna strona internetowa Konferencji: https://www.neurologiczni.pl/
- 2
UCZESTNICTWO
- Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zarejestrowanie się przez formularz rejestracyjny, przesłanie streszczenia pracy oraz jego zaakceptowanie przez Komitet Organizacyjny i Naukowy.
- Uczestnictwo w Konferencji jest możliwe w dwóch formach:
- Uczestnictwo czynne – uczestnik uprawniony jest do wygłoszenia prezentacji ustnej podczas sesji naukowej, uczestniczenia w wykładach, sesjach naukowych, webinarach, warsztatach oraz konkursach,
- Uczestnictwo bierne – uczestnik uprawniony jest do uczestniczenia w wykładach, sesjach naukowych, webinarach, warsztatach oraz konkursach.
- Uczestnik czynny:
- Zgłasza co najmniej jedno streszczenie w terminie do 27 lutego 2022 r., godz. 23:59
- Wygłasza zakwalifikowaną pracę w trakcie Konferencji
- Otrzymuje certyfikat czynnego uczestnictwa w Konferencji, pakiet konferencyjny i karnet na lunch
- Uczestnik bierny:
- Zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny w terminie do 6 marca 2022 r., godz. 23:59
- Otrzymuje certyfikat biernego uczestnictwa w Konferencji, pakiet konferencyjny i karnet na lunch
- Forma uczestnictwa jest określana w momencie rejestracji na Konferencję.
- 3
ZASADY PRZYGOTOWYWANIA STRESZCZEŃ
- Streszczenia należy zgłaszać za pomocą formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oraz na fanpage’u Konferencji na Facebooku do dnia 27 lutego 2022 roku, do godziny 23:59.
- Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmiany daty zakończenia rejestracji.
- Każdy z uczestników może zgłosić lub być współautorem nie więcej niż 3 streszczeń.
- Dopuszczalny charakter prac naukowych: prace oryginalne, prace przeglądowe, opisy przypadków klinicznych, opisy serii przypadków klinicznych.
- Każda zgłoszona w formularzu rejestracyjnym praca powinna zawierać:
- tytuł w języku polskim
- imiona i nazwiska autorów (łącznie nie więcej niż 5 autorów) pierwszy autor pracy jest jednocześnie autorem korespondencyjnym i osobą prezentującą pracę podczas Konferencji
- imię i nazwisko opiekuna merytorycznego pracy
- afiliacje
- streszczenie pracy
- Długość streszczenia może wynosić maksymalnie 300 słów. Do liczby znaków streszczenia nie wlicza się tytułu, autorów, opiekuna oraz afiliacji.
- Streszczenie nie może zawierać tabel, rycin i wykresów.
- Streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z następujących części:
- Wstęp (Wprowadzenie)
- Cel
- Materiał i metody
- Wyniki
- Wnioski
- Streszczenie pracy przeglądowej może mieć formę nieustrukturyzowaną lub składać się z trzech części:
- Wstęp (Wprowadzenie)
- Przegląd literatury (Rozwinięcie)
- Wnioski
- Streszczenie opisu przypadku i serii opisów przypadków powinno składać się z części:
- Wstęp
- Opis(y) przypadku/ów
- Wnioski
- Niespełnienie wymagań zawartych w punktach 3-10 skutkuje odrzuceniem streszczenia przez Komitet Organizacyjny
- Komitet Organizacyjny umożliwia edycję przesłanego streszczenia poprzez formularz zgłoszeniowy przez cały okres rejestracji. Edycja streszczenia w późniejszym terminie nie będzie możliwa.
- Komitet Naukowy kwalifikuje nadesłane streszczenia prac do prezentacji podczas Konferencji na podstawie ich wartości merytorycznej i zgodności z celem Konferencji.
- Autorzy streszczeń zostaną poinformowani o kwalifikacji lub odrzuceniu streszczenia drogą mailową do 7 dni roboczych od zakończenia rejestracji.
- Decyzja Komitetu Naukowego o kwalifikacji/odrzuceniu streszczenia jest ostateczna.
- Zakwalifikowane streszczenia zostaną opublikowane w Książce Abstraktów, która będzie dystrybuowana w formie elektronicznej na ogólnie dostępnych platformach informatycznych wybranych przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie, w tym w szczególności w Repozytorium Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Repozytorium Polskiej Platformy Medycznej.
- Warunkiem zamieszczenia streszczenia w Książce Abstraktów jest dostarczenie dwóch oryginalnych, papierowych egzemplarzy Umowy Licencyjnej, według wzoru przyjętego na Uniwersytecie Medycznym w Lublinie (licencja CC-BY-NC-SA), zawierającej podpisy wszystkich autorów streszczenia do Biura Komitetu Organizacyjnego w trakcie trwania Konferencji.
- Wzór Umowy Licencyjnej udostępniony zostanie na stronie internetowej Konferencji, fanpage’u Konferencji na Facebooku oraz w Biurze Komitetu Organizacyjnego w trakcie Konferencji.
- 4
INFORMACJE DOTYCZĄCE PREZENTACJI PRAC
- Prezentacje w formacie .ppt/.pptx należy wysyłać do dnia 9 marca godz. 23:59 na adres mailowy neurologiczni@gmail.com. Mail oraz plik należy zatytułować Imię_Nazwisko_Dwa pierwsze słowa tytułu.
- Prezentacje powinny zawierać informacje o autorach i opiekunach merytorycznych wraz z afiliacją oraz bibliografię.
- Prezentacja powinna składać się z maksymalnie 25 slajdów dla prac oryginalnych i 20 dla prac przeglądowych i opisu przypadku/ów.
- W sesjach naukowych prezentacja może zostać wygłoszona na żywo w budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie bądź zdalnie przez platformę Zoom™.
- W przypadku wystąpienia on-site, Uczestnik powinien posiadać plik zawierający prezentację na pamięci zewnętrznej.
- Czas prezentacji ustnej to:
- dla pracy oryginalnej: 10 minut + 3 minuty przeznaczone na dyskusję
- dla pracy przeglądowej i opisu przypadku/ów: 7 minut + 2 minuty przeznaczone na dyskusję.
- Przekroczenie limitu czasowego obniża ocenę prezentacji.
- Praca powinna zostać wygłoszona przez pierwszego autora. W dyskusji prowadzonej po prezentacji, mogą brać udział również współautorzy.
- Kolejność prezentowanych prac ustala Komitet Organizacyjny.
- Po wygłoszeniu wszystkich wystąpień odbędzie się sesja Grand Prix, do której zakwalifikowani zostaną nagrodzeni prelegenci z każdej sesji.
- Harmonogram wystąpień zostanie opublikowany na stronie internetowej i fanpage’u Konferencji nie później niż 5 dni roboczych przed Konferencją.
- W przypadku prezentacji zdalnej osoba prezentująca musi być wyposażona w urządzenie z działającą kamerą i mikrofonem. Kamera powinna obejmować całą twarz osoby prezentującej. Osoba prezentująca nie może wyłączać kamery i wyciszać mikrofonu przez cały czas prezentacji, dyskusji oraz czasu między prezentacją, a dyskusją.
- Komitet Organizacyjny nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne ze strony uczestnika, w szczególności połączenie internetowe lub inne problemy techniczne podczas Konferencji.
- Uczestnik biorący czynny udział w konferencji otrzyma certyfikat potwierdzający prezentację pracy. Certyfikaty zostaną przesłane e-mailem. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest dostarczenie Umowy Licencyjnej, o której mowa w §2 punkt 17.
- Prace poszczególnych sesji oceniane będą przez Komisje złożone z członków Komitetu Naukowego Konferencji.
- Komisje będą oceniały prace według następujących kryteriów: poziom naukowy pracy, oryginalność tematu, sposób prezentacji, przestrzeganie limitu czasu.
- Komisje wyłonią zwycięzców w każdej sesji: I, II, III miejsce.
- Zwycięzcy każdej z sesji otrzymają certyfikat o zajęciu miejsca oraz nagrodę rzeczową.
- Nieodebranie nagrody do dnia 18 marca 2022 roku jest równoznaczne z rezygnacją z nagrody.
- Wyniki oceny Komisji są ostateczne i niepodważalne.
- 5
PRAWA AUTORSKIE
Uczestnik Konferencji z chwilą zgłoszenia się do udziału w Konferencji:
- Oświadcza, że jest twórcą nadesłanej przez siebie pracy i przysługują mu niczym nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do pracy oraz, że praca nie jest obciążone prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich.
- Jest uprawniony do udzielania licencji i zezwoleń, o których mowa w Regulaminie.
- Udziela Organizatorowi licencji nieodpłatnej niewyłącznej do streszczenia i prezentacji zgłoszonych w ramach Konferencji bez ograniczeń czasowych, ilościowych oraz terytorialnych na wszystkich znanych w dniu zgłoszenia do Konferencji polach eksploatacji, w szczególności w zakresie:
- utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
- obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono
- obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono-wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
- rozpowszechniania utworu – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.
- 6
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
- Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w związku z realizacją Konferencji Komitet Organizacyjny informuje:
- Dane Administratora Danych Osobowych (ADO): Uniwersytet Medyczny w Lublinie, 20-059 Lublin, Al. Racławickie 1.
- Dane Inspektora Ochrony Danych (IOD): iod@umlub.pl, +48 81448 5155.
- Cele i podstawa prawna przetwarzania: przeprowadzenie Konferencji i udokumentowania jej przebiegu oraz w celach promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia Konferencji – niepodanie danych osobowych lub brak akceptacji niniejszego regulaminu skutkuje brakiem możliwości wzięcia udziału w Konferencji.
- Wizerunek Uczestników w formie zdjęć, nagrań wideo i audio-wideo, transmisję przez Internet, także online, na plakatach, w ulotkach, broszurach i folderach, w tym także opatrzonych imieniem i nazwiskiem, może być umieszczany w Internecie, w tym przede wszystkim na stronie wydarzenia Konferencji oraz serwisach otwartych, zamkniętych i na portalach społecznościowych Facebook, Instagram itp. Wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne. Materiały, w tym wideo, nie naruszają dóbr osobistych Uczestników. Przetwarzanie wizerunku nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie. Uczestnikom nie przysługują roszczenia, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania wizerunku dla wyżej wskazanych potrzeb Administratora danych.
- Odbiorcami danych osobowych są upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
- Dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane do momentu zrealizowania celów przetwarzania tj. Konferencji oraz ustania obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa (m. in. przez czas niezbędny do rozpatrzenia ewentualnych roszczeń). Dane będą także przechowywane w oficjalnych serwisach internetowych Konferencji po jej zakończeniu, do celów promocyjnych i wizerunkowych.
- Prawa osób, których dane dotyczą: prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich: sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Nie przewiduje się przetwarzania danych osobowych w celu innym niż cele, dla których dane osobowe zostaną zebrane.
- Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
- Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki Administratora.
- 7
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Udział w konferencji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu przez uczestnika, w tym akceptację zasad przetwarzania danych osobowych – m.in. przetwarzania i publikacji wizerunku.
- Komitet Organizacyjny jest odpowiedzialny za rozwiązywanie wszelkich kwestii spornych, które nie są uregulowane w niniejszym Regulaminie.
- Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do niniejszego Regulaminu. Wprowadzenie zmian w niniejszym regulaminie nie wymaga zgody uczestnika.
- Kontakt z Komitetem Organizacyjnym możliwy jest poprzez adres e-mail – neurologiczni@gmail.com lub poprzez fanpage na Facebooku.