REGULAMIN I OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI NAUKOWEJ DLA STUDENTÓW I MŁODYCH LEKARZY W RAMACH ŚWIATOWEGO TYGODNIA MÓZGU

“NEURO-LOGICZNI”
Lublin, 12-13 marca 2022 rok

  • 1
    POSTANOWIENIA OGÓLNE
  1. I Ogólnopolska Konferencja Naukowa Dla Studentów, Młodych Lekarzy i Doktorantów w ramach Światowego Tygodnia Mózgu “NEURO- LOGICZNI” (zwana w dalszej części regulaminu “Konferencją”) odbędzie się w dniach 12-13 marca 2022 roku.
  2. Głównym organizatorem Konferencji są Studenckie Koła Naukowe przy Klinice Neurologii Dziecięcej III Katedry Pediatrii, Katedrze i Klinice Neurologii, Klinice Neurochirurgii i Neurochirurgii Dziecięcej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie (zwane w dalszej części regulaminu “Komitetem Organizacyjnym”).
  3. Współorganizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe przy I Klinice Psychiatrii, Psychoterapii i Wczesnej Interwencji Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Studenckie Koło Naukowe przy Zakładzie Chemioterapii i Onkologii Klinicznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
  4. Konferencja jest skierowana do studentów kierunków medycznych, lekarzy stażystów, lekarzy rezydentów oraz doktorantów, zainteresowanych tematami dotyczącymi układu nerwowego.
  5. Konferencja odbędzie się w formie hybrydowej w budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, ul. Chodźki 4 oraz przy użyciu platformy Zoom™.
  6. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski
  7. Celem Konferencji jest poszerzenie wiedzy i zainteresowań uczestników poprzez wymianę doświadczeń oraz prezentację wyników badań i osiągnięć naukowych w dziedzinach neurologii dorosłych i dzieci, neurochirurgii i psychiatrii.
  8. Konferencja składa się z czterech głównych komponentów: wykładów, sesji naukowych, warsztatów i webinarów.
  9. Za część merytoryczną Konferencji odpowiada Komitet Naukowy składający się z pracowników badawczych i badawczo-dydaktycznych Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz ekspertów spoza Uczelni. 
  10. Każdemu uczestnikowi Konferencji przysługuje prawo do udziału w warsztatach. W przypadku przekroczenia limitu miejsc, pierwszeństwo przysługuje uczestnikom czynnym.
  11. Warsztaty organizowane będą przez pracowników i studentów Uniwersytetu Medycznego w Lublinie. Regulamin i harmonogram warsztatów zostanie udostępniony w osobnym dokumencie.
  12. Udział w Konferencji jest bezpłatny
  13. Oficjalny adres e-mail Konferencji: neurologiczni@gmail.com.
  14. Oficjalny fanpage Konferencji na Facebooku: https://www.facebook.com/Neuro-Logiczni-I-Og%C3%B3lnopolska-Konferencja-Neurologiczno-Psychiatryczna-102871715609175 
  15.  Oficjalny fanpage Konferencji na Instagramie: @konferencja_neuro_logiczni 
  16.  Oficjalna strona internetowa Konferencji: https://www.neurologiczni.pl/
  • 2
    UCZESTNICTWO
  1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zarejestrowanie się przez formularz rejestracyjny, przesłanie streszczenia pracy oraz jego zaakceptowanie przez Komitet Organizacyjny i Naukowy.
  2. Uczestnictwo w Konferencji jest możliwe w dwóch formach:
    1. Uczestnictwo czynne – uczestnik uprawniony jest do wygłoszenia prezentacji ustnej podczas sesji naukowej, uczestniczenia w wykładach, sesjach naukowych, webinarach, warsztatach oraz konkursach,
    2. Uczestnictwo bierne – uczestnik uprawniony jest do uczestniczenia w wykładach, sesjach naukowych, webinarach, warsztatach oraz konkursach.
  3. Uczestnik czynny: 
    1. Zgłasza co najmniej jedno streszczenie w terminie do 27 lutego 2022 r., godz. 23:59
    2. Wygłasza zakwalifikowaną pracę w trakcie Konferencji 
    3. Otrzymuje certyfikat czynnego uczestnictwa w Konferencji, pakiet konferencyjny i karnet na lunch

  4. Uczestnik bierny: 
    1. Zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny w terminie do 6 marca 2022 r., godz. 23:59
    2. Otrzymuje certyfikat biernego uczestnictwa w Konferencji, pakiet konferencyjny i karnet na lunch

  5.  Forma uczestnictwa jest określana w momencie rejestracji na Konferencję.



  • 3
    ZASADY PRZYGOTOWYWANIA STRESZCZEŃ
  1. Streszczenia należy zgłaszać za pomocą formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oraz na fanpage’u Konferencji na Facebooku do dnia 27 lutego 2022 roku, do godziny 23:59.
  2. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmiany daty zakończenia rejestracji.
  3. Każdy z uczestników może zgłosić lub być współautorem nie więcej niż 3 streszczeń.
  4. Dopuszczalny charakter prac naukowych: prace oryginalne, prace przeglądowe, opisy przypadków klinicznych, opisy serii przypadków klinicznych.
  5. Każda zgłoszona w formularzu rejestracyjnym praca powinna zawierać:
    1. tytuł w języku polskim
    2. imiona i nazwiska autorów (łącznie nie więcej niż 5 autorów) pierwszy autor pracy jest jednocześnie autorem korespondencyjnym i osobą prezentującą pracę podczas Konferencji
    3. imię i nazwisko opiekuna merytorycznego pracy
    4. afiliacje 
    5. streszczenie pracy
  6. Długość streszczenia może wynosić maksymalnie 300 słów. Do liczby znaków streszczenia nie wlicza się tytułu, autorów, opiekuna oraz afiliacji.
  7. Streszczenie nie może zawierać tabel, rycin i wykresów.
  8. Streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z następujących części:
    1. Wstęp (Wprowadzenie)
    2. Cel
    3. Materiał i metody
    4. Wyniki
    5. Wnioski
  9. Streszczenie pracy przeglądowej może mieć formę nieustrukturyzowaną lub składać się z trzech części:
    1. Wstęp (Wprowadzenie)
    2. Przegląd literatury (Rozwinięcie)
    3. Wnioski
  10. Streszczenie opisu przypadku i serii opisów przypadków powinno składać się z części:
    1. Wstęp
    2. Opis(y) przypadku/ów
    3. Wnioski
  11. Niespełnienie wymagań zawartych w punktach 3-10 skutkuje odrzuceniem streszczenia przez Komitet Organizacyjny
  12. Komitet Organizacyjny umożliwia edycję przesłanego streszczenia poprzez formularz zgłoszeniowy przez cały okres rejestracji. Edycja streszczenia w późniejszym terminie nie będzie możliwa.
  13. Komitet Naukowy kwalifikuje nadesłane streszczenia prac do prezentacji podczas Konferencji na podstawie ich wartości merytorycznej i zgodności z celem Konferencji.
  14. Autorzy streszczeń zostaną poinformowani o kwalifikacji lub odrzuceniu streszczenia drogą mailową do 7 dni roboczych od zakończenia rejestracji.
  15. Decyzja Komitetu Naukowego o kwalifikacji/odrzuceniu streszczenia jest ostateczna.
  16. Zakwalifikowane streszczenia zostaną opublikowane w Książce Abstraktów, która będzie dystrybuowana w formie elektronicznej na ogólnie dostępnych platformach informatycznych wybranych przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie, w tym w szczególności w Repozytorium Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Repozytorium Polskiej Platformy Medycznej.
  17. Warunkiem zamieszczenia streszczenia w Książce Abstraktów jest dostarczenie dwóch oryginalnych, papierowych egzemplarzy Umowy Licencyjnej, według wzoru przyjętego na Uniwersytecie Medycznym w Lublinie (licencja CC-BY-NC-SA), zawierającej podpisy wszystkich autorów streszczenia do Biura Komitetu Organizacyjnego w trakcie trwania Konferencji.
  18. Wzór Umowy Licencyjnej udostępniony zostanie na stronie internetowej Konferencji, fanpage’u Konferencji na Facebooku oraz w Biurze Komitetu Organizacyjnego w trakcie Konferencji.
  • 4
    INFORMACJE DOTYCZĄCE PREZENTACJI PRAC
  1. Prezentacje w formacie .ppt/.pptx należy wysyłać do dnia 9 marca godz. 23:59 na adres mailowy neurologiczni@gmail.com. Mail oraz plik należy zatytułować Imię_Nazwisko_Dwa pierwsze słowa tytułu.
  2. Prezentacje powinny zawierać informacje o autorach i opiekunach merytorycznych wraz z afiliacją oraz bibliografię. 
  3. Prezentacja powinna składać się z maksymalnie 25 slajdów dla prac oryginalnych i 20 dla prac przeglądowych i opisu przypadku/ów.
  4. W sesjach naukowych prezentacja może zostać wygłoszona na żywo w budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie bądź zdalnie przez platformę Zoom™.
  5. W przypadku wystąpienia on-site, Uczestnik powinien posiadać plik zawierający prezentację na pamięci zewnętrznej.  
  6. Czas prezentacji ustnej to:
    1. dla pracy oryginalnej: 10 minut + 3 minuty przeznaczone na dyskusję
    2. dla pracy przeglądowej i opisu przypadku/ów: 7 minut + 2 minuty przeznaczone na dyskusję.
  7. Przekroczenie limitu czasowego obniża ocenę prezentacji.
  8. Praca powinna zostać wygłoszona przez pierwszego autora. W dyskusji prowadzonej po prezentacji, mogą brać udział również współautorzy.
  9. Kolejność prezentowanych prac ustala Komitet Organizacyjny.
  10. Po wygłoszeniu wszystkich wystąpień odbędzie się sesja Grand Prix, do której zakwalifikowani zostaną nagrodzeni prelegenci z każdej sesji. 
  11. Harmonogram wystąpień zostanie opublikowany na stronie internetowej i fanpage’u Konferencji nie później niż 5 dni roboczych przed Konferencją.
  12. W przypadku prezentacji zdalnej osoba prezentująca musi być wyposażona w urządzenie z działającą kamerą i mikrofonem. Kamera powinna obejmować całą twarz osoby prezentującej. Osoba prezentująca nie może wyłączać kamery i wyciszać mikrofonu przez cały czas prezentacji, dyskusji oraz czasu między prezentacją, a dyskusją.
  13. Komitet Organizacyjny nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne ze strony uczestnika, w szczególności połączenie internetowe lub inne problemy techniczne podczas Konferencji. 
  14. Uczestnik biorący czynny udział w konferencji otrzyma certyfikat potwierdzający prezentację pracy. Certyfikaty zostaną przesłane e-mailem. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest dostarczenie Umowy Licencyjnej, o której mowa w §2 punkt 17. 
  15. Prace poszczególnych sesji oceniane będą przez Komisje złożone z członków Komitetu Naukowego Konferencji. 
  16. Komisje będą oceniały prace według następujących kryteriów: poziom naukowy pracy, oryginalność tematu, sposób prezentacji, przestrzeganie limitu czasu. 
  17. Komisje wyłonią zwycięzców w każdej sesji: I, II, III miejsce.
  18. Zwycięzcy każdej z sesji otrzymają certyfikat o zajęciu miejsca oraz nagrodę rzeczową.
  19. Nieodebranie nagrody do dnia 18 marca 2022 roku jest równoznaczne z rezygnacją z nagrody. 
  20. Wyniki oceny Komisji są ostateczne i niepodważalne.
  • 5
    PRAWA AUTORSKIE

Uczestnik Konferencji z chwilą zgłoszenia się do udziału w Konferencji:

  1. Oświadcza, że jest twórcą nadesłanej przez siebie pracy i przysługują mu niczym nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do pracy oraz, że praca nie jest obciążone prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich.
  2. Jest uprawniony do udzielania licencji i zezwoleń, o których mowa w Regulaminie.
  3. Udziela Organizatorowi licencji nieodpłatnej niewyłącznej do streszczenia i prezentacji zgłoszonych w ramach Konferencji bez ograniczeń czasowych, ilościowych oraz terytorialnych na wszystkich znanych w dniu zgłoszenia do Konferencji polach eksploatacji, w szczególności w zakresie:
    1. utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
    2. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono
    3. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono-wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
    4. rozpowszechniania utworu – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.
  • 6
    PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
  1. Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w związku z realizacją Konferencji Komitet Organizacyjny informuje:
    1. Dane Administratora Danych Osobowych (ADO): Uniwersytet Medyczny w Lublinie, 20-059 Lublin, Al. Racławickie 1.
    2. Dane Inspektora Ochrony Danych (IOD): iod@umlub.pl, +48 81448 5155.
    3. Cele i podstawa prawna przetwarzania: przeprowadzenie Konferencji i udokumentowania jej przebiegu oraz w celach promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych. 
    4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia Konferencji – niepodanie danych osobowych lub brak akceptacji niniejszego regulaminu skutkuje brakiem możliwości wzięcia udziału w Konferencji.
    5. Wizerunek Uczestników w formie zdjęć, nagrań wideo i audio-wideo, transmisję przez Internet, także online, na plakatach, w ulotkach, broszurach i folderach, w tym także opatrzonych imieniem i nazwiskiem, może być umieszczany w Internecie, w tym przede wszystkim na stronie wydarzenia Konferencji oraz serwisach otwartych, zamkniętych i na portalach społecznościowych Facebook, Instagram itp. Wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne. Materiały, w tym wideo, nie naruszają dóbr osobistych Uczestników. Przetwarzanie wizerunku nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie. Uczestnikom nie przysługują roszczenia, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania wizerunku dla wyżej wskazanych potrzeb Administratora danych.
    6. Odbiorcami danych osobowych są upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
    7. Dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane do momentu zrealizowania celów przetwarzania tj. Konferencji oraz ustania obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa (m. in. przez czas niezbędny do rozpatrzenia ewentualnych roszczeń). Dane będą także przechowywane w oficjalnych serwisach internetowych Konferencji po jej zakończeniu, do celów promocyjnych i wizerunkowych.
    8. Prawa osób, których dane dotyczą: prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich: sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
    9. Nie przewiduje się przetwarzania danych osobowych w celu innym niż cele, dla których dane osobowe zostaną zebrane.
    10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
    11. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki Administratora.
  • 7
    POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  1. Udział w konferencji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu przez uczestnika, w tym akceptację zasad przetwarzania danych osobowych – m.in. przetwarzania i publikacji wizerunku. 
  2. Komitet Organizacyjny jest odpowiedzialny za rozwiązywanie wszelkich kwestii spornych, które nie są uregulowane w niniejszym Regulaminie.
  3. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do niniejszego Regulaminu. Wprowadzenie zmian w niniejszym regulaminie nie wymaga zgody uczestnika.
  4. Kontakt z Komitetem Organizacyjnym możliwy jest poprzez adres e-mail – neurologiczni@gmail.com lub poprzez fanpage na Facebooku.